Desde sus mayores fortalezas e inconvenientes hasta las características clave, el software de presentación y el software de propuestas se enfrentan en esta publicación de comparación sincera.

2. PowerPoint

¿Qué es PowerPoint?

Presentado en la década de 1990 como Presentador, PowerPoint es utilizado actualmente por más de 500 millones de personas, incluidos empresarios, profesores y oradores, para crear presentaciones visuales utilizando diapositivas que combinan texto, gráficos y otros contenidos multimedia.

Mayor fuerza

PowerPoint ha existido durante décadas, lo que significa que muchas personas ya están familiarizadas con él y muchas empresas ya tienen una suscripción a Microsoft Office que incluye una aplicación de PowerPoint.

Mayor inconveniente

Con millones de personas que usan PowerPoint y sus plantillas, es difícil que las presentaciones individuales se destaquen. La personalización puede ser complicada y puede hacer que su organización parezca que está atrasada o que no se centra en la

experiencia del cliente.

Experiencia de usuario

La mayoría de los usuarios de PowerPoint citan las plantillas preformateadas, las notas orales y la capacidad de convertir sus archivos .ppt a PDF como sus características principales, así como la capacidad de presentar una narrativa visual a los posibles clientes.

Por otro lado, a los usuarios les resulta difícil colaborar y compartir presentaciones internamente. Los usuarios pueden acceder a una biblioteca de archivos compartidos, pero descubren que tiende a desorganizarse y si se excede la cantidad de almacenamiento, debe pagar por almacenamiento adicional.

Mientras que PowerPoint maneja los requisitos de presentación, otros documentos de ventas como cotizaciones o contratos deben crearse por separado para cerrar el trato.

Experiencia del cliente

Si bien la parte de la presentación puede verse bien, muchos usuarios de PowerPoint dicen que los archivos de PowerPoint enviados por correo electrónico o los PDF exportados pueden quedar atrapados en spam o exceder el tamaño de archivo adjunto permitido para ciertos clientes de correo electrónico. Las presentaciones, ya sea en formato PDF o .ppt, deben enviarse con documentos de ventas adicionales como contratos y / o declaraciones de trabajo para cerrar el trato.

Soporte y formación

El soporte telefónico y en línea está disponible con ciertas suscripciones de Microsoft Office. Debido a su uso generalizado, también hay muchos foros generados por usuarios, videos tutoriales de YouTube y ayuda entre compañeros.

Integraciones

PowerPoint se integra con otros productos de Microsoft y otras aplicaciones y software de base visual, como Lucidchart, el creador de gráficos y diagramas.

Informes y seguimiento

Ninguna. Una vez que se envía el archivo, no hay forma de ver si el cliente lo recibió, lo abrió o, si lo vio, cuánto tiempo pasó con él.

Precios

Muchos usuarios de PowerPoint notan que la herramienta no se puede comprar de forma independiente y debe incluirse como parte de un paquete de software de Microsoft Office.

Un paquete básico que incluye PowerPoint comienza en $6 USD por usuario, por mes.

3. Software de propuesta

¿Qué es el software de propuesta?

El software de propuestas, también conocido como software de gestión de propuestas, ayuda a los equipos de ventas a crear, presentar, enviar y realizar un seguimiento de las propuestas comerciales de manera eficiente.

Se prevé que la industria del software de propuesta se duplique entre 2019 y 2024.

Mayor fuerza

El software de propuesta permite a los equipos de ventas crear, presentar, personalizar, rastrear, firmar y cobrar pagos, todo dentro de una sola herramienta e interfaz. Las propuestas son fáciles de enviar a través de un enlace dedicado en un correo electrónico, que no queda atrapado en los filtros de spam. Además, si bien el flujo de trabajo interno es eficiente para el equipo de ventas, el producto final aún se ve impresionante del lado del cliente.

Mayor inconveniente

A diferencia de PowerPoint, no suele haber animaciones llamativas disponibles para las transiciones entre diapositivas. Y las características más poderosas pueden significar una curva de aprendizaje más grande y un tiempo de arranque más largo para los equipos de ventas que comienzan de cero con el software de propuestas.

Experiencia de usuario

Para el creador de propuestas, el software de propuestas ayuda a que los flujos de trabajo sean más eficientes, incluida la oportunidad de colaboraciones internas y aprobaciones. Una biblioteca de contenido organizada facilita la creación rápida de un gran volumen de presentaciones de propuestas, especialmente cuando se configuran varias plantillas. Por ejemplo, una empresa de servicios de eventos puede configurar una plantilla para cada tipo de evento que ofrecen que sus representantes pueden personalizar para el trato específico.

Aunque la fuerza del software de propuestas se siente mejor en su versión en línea con elementos interactivos y un modo de presentación, las propuestas aún se pueden convertir a PDF si se requiere una versión impresa u otra versión

Experiencia del cliente

Las presentaciones basadas en software de propuesta se ven impresionantes para los clientes de alto precio debido a las plantillas basadas en diseño. El software de propuesta también le permite incluir funciones interactivas, como tablas de precios donde los clientes pueden personalizar su gasto y una tabla de contenido que les permite saltar directamente a cualquier sección que deseen sin tener que recorrer toda la presentación.

Soporte y formación

El soporte es clave con una tarea urgente como la creación de propuestas y el software de propuesta dedicado significa soporte de propuesta dedicado.

El soporte por correo electrónico y chat son las formas más comunes de obtener respuestas a preguntas específicas. El soporte telefónico también puede ser otra opción. Estos canales de asistencia van de la mano con opciones de autoservicio como una base de conocimientos detallada y / o un blog.

Integraciones

El software de propuesta es conocido por su integración con otro software empresarial que ayuda a cerrar tratos y mantenerse al tanto de las ventas.

Informes y seguimiento

Las métricas y el análisis son la columna vertebral del software de propuestas. Pueden realizar un seguimiento de la interacción del cliente potencial con una propuesta, algo que un archivo .ppt convertido en PDF no puede mostrar.

Estas métricas y notificaciones le permiten a usted y a sus representantes de ventas conocer puntos de datos como cuándo el cliente potencial abre la propuesta, cuántas veces la ve y en qué páginas pasa más tiempo.

Para los líderes de ventas, las métricas de software de propuestas pueden ayudarlos a mantenerse al tanto de su flujo de acuerdos y donde se encuentran las propuestas dentro de sus etapas de acuerdo.

Precios

La mayor parte del software de propuestas se factura por usuario.

Hay algunos factores que influyen en el precio total de la inversión en software de su propuesta, que incluyen:

• Funciones e integraciones
• Incorporación y formación
• Plantillas y configuración de activos
• Soporte prioritario

4. ¿Está pensando en cambiar del software de presentación al software de propuestas? Lea primero estas preguntas frecuentes sobre el éxito

Nick Burdock, gerente de éxito del cliente en Proposify, analiza lo que necesita saber y responde las preguntas más frecuentes de los usuarios de PowerPoint sobre cómo trasladar su proceso de creación de propuestas al software de propuestas en línea.

¿Cómo puedo transferir mis diapositivas de PowerPoint al software de propuestas?

En el software de propuestas, puede agregar cuadros de texto e imágenes con detalles de marcadores de posición e indicaciones para que todos los que usen la plantilla sepan cómo llenarlos con contenido.

También puede configurar su plantilla para tener detalles comunes de PowerPoint como repetidores. Utilice encabezados y pies de página para incluir su logotipo o el nombre de la empresa del cliente potencial en la parte superior o inferior de cada página de propuesta.

Esto parece más complicado que PowerPoint. ¿Cómo evito que mi equipo de ventas lo estropee?

La buena noticia es que los líderes de ventas pueden tener más supervisión a través de la canalización, el tablero y las métricas dentro del software de propuesta. Puede sincronizarlo con su CRM para mantener una única fuente de verdad para los detalles del cliente.

Y siempre recomiendo que los administradores configuren los roles y permisos de los usuarios para que los creadores de propuestas solo vean el contenido y las áreas que necesitan, ni más ni menos.

Agregar controles a su cuenta significa menos preocuparse de que las personas sobrescriban las plantillas con sus propias cosas o se vuelvan deshonestas. Su biblioteca de contenido puede configurarse con imágenes y fragmentos de copia aprobados previamente que su equipo de ventas coloca en las plantillas estáticas.

¿Y si aún quiero presentar mi propuesta?

Cuando usted o su representante de ventas estén listos para presentar, cambie al modo de presentación. Esta opción se asemeja a una presentación de PowerPoint, ya que elimina las distracciones y se centra en una presentación visual de las páginas de la propuesta.

De esa manera, puede mostrarles las imágenes llamativas y luego enviar un documento para su aprobación que también tiene los detalles de precios y las tablas de tarifas, los contratos, los términos y condiciones y las firmas electrónicas menos interesantes (¡pero necesarios!).

¿Qué pasa con las transiciones y animaciones?

Aún puede moverse sin problemas entre las páginas en el modo de presentación, solo que sin "volar" o "rebotar" en cada una. El editor permite un excelente diseño que se adapta a su marca y puede traer todas las imágenes, videos, gráficos y otros medios que desee.

Una vez ya presentado, ¿cómo se lo envío al cliente potencial?

El software de propuesta es una herramienta de propuesta completa. Básicamente, puede hacer una propuesta, presentarla, enviarla y firmarla todo en uno.

En lugar de piratear el proceso creando un PowerPoint, convirtiendo su PowerPoint en un PDF y luego agregando una herramienta de firma electrónica para enviarlo al cliente, con el software de propuesta, simplemente puede salir del modo de presentación y enviar la propuesta a través de un enlace en un correo electrónico.

Cuando el cliente hace clic en el enlace, puede ver la propuesta y firmar con el cuadro de firma electrónica que incluyó.

Y aquí hay otra ventaja que señalo a mis clientes que pasan del software de presentación como PowerPoint: con el software de propuestas, puede crear una tabla de contenido interactiva. Eso significa que los clientes potenciales no tienen que hojear todo el documento si no quieren. Se puede acceder a la página o información que buscan con un solo clic.

5. Conclusiones clave

En última instancia, depende de usted y de su equipo de ventas si utilizar el software de presentación o propuesta.

Si se siente cómodo con el software de Microsoft y no tiene muchos documentos de ventas complementarios para crear, PowerPoint podría ser el producto de presentación de propuestas para su equipo de ventas.

Dicho esto, si está buscando optimizar su proceso de propuesta y mejorar la colaboración de su equipo y el flujo de trabajo de documentos de ventas, una herramienta todo en uno como el software de propuesta podría ser la respuesta.

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Articulo basado en el blog de Proposify.com por Lauren d'Entremont Blog Manager de Proposify.